Odd Iver Rånes og Vida Juul Oftebro
–Innholdet i brevene er omtrent det samme som før, men de nye tekstene har en helt annen oppbygning og struktur, forteller kunderådgiver Vida Juul Oftebro og enhetsleder Odd Iver Rånes i kundesenteret..

Sparer tid med klare brev

Kundesenteret i Plan- og bygningsetaten har forbedret språket i alle brevene sine. – Før fikk jeg tre til fem telefoner hver dag fra folk som ikke forsto innholdet i brevene fra oss. Nå får jeg omtrent ingen, sier enhetsleder Odd Iver Rånes.

Kundesenteret var den første avdelingen i Plan- og bygningsetaten som satte i gang arbeidet med klarspråk. Brevene de sender ut, skal veilede brukerne gjennom et komplisert regelverk.

– Vi svarer blant annet på spørsmål fra folk som lurer på om de må søke for å bygge en garasje eller sette inn en ny dør, sier kunderådgiver Vida Juul Oftebro. Sammen med Rakel Sunniva Kierulf og Jorid Norheim utgjør hun arbeidsgruppa som har jobbet med klarspråk i kundesenterets brev.

I løpet at prosjektet har alle brevene fått ny språkdrakt.

– Innholdet i brevene er omtrent det samme som før, men de nye tekstene har en helt annen oppbygning og struktur. Tidligere forsto ikke brukerne hva vi ba dem om å gjøre. Nå forklarer vi det vi vet at folk lurer på, sier Vida.

Klarspråk virker

Gruppeleder Odd Iver Rånes er ikke i tvil om at klarspråk er effektivt.

– Nedgangen i antall unødvendige henvendelser viser at klarspråk virker. Hensikten er ikke å kvitte seg med alle telefoner, men å spare tid på at brukerne forstår informasjonen de får, første gang de får den. I løpet av prosjektperioden har kundesenteret bygd opp en veldig god kompetanse. Tekstarbeid tar tid, men vi ser at det er verdt det, sier Odd Iver.

Etter at arbeidet med malene var ferdig, har arbeidsgruppa fortsatt å jobbe med språk, blant annet med alle de nye byggesaksveilederne.

– Tekstarbeid er et forbedringsarbeid som aldri tar slutt. Vi må ta vare på og videreutvikle den kompetansen vi har fått, og jobbe kontinuerlig med tekstene våre, sier gruppelederen.

– Nedgangen i antall unødvendige henvendelser viser at klarspråk virker.
Odd Iver Rånes, enhetsleder i kundesenteret
Nytt og gammelt brev
Gammel og ny versjon av brev om garasjebygging. Adressene er sladdet med hensyn til personvern.

Ny skrivekultur

Målet med klarspråksprosjektet er å endre den utdaterte, byråkratiske skrivestilen man finner igjen i veldig mange tekster fra offentlige virksomheter. Språkutviklingen har gått fort de siste tiårene, og forvaltningsspråket henger etter.

– Det tar tid å endre skrivekulturen, men jeg synes vi er kommet langt. Tekstarbeidet har vært lærerikt og morsomt, og de nye malene har en positiv smitteeffekt på friteksten vi skriver, forteller Vida.

Odd Iver er opptatt av at det er de ansatte selv som har jobbet med tekstene.

  – Endringen i etablerte skrivevaner har gått mye raskere enn forventet. Engasjementet og endringsviljen har flere årsaker. Vi som jobber i kundesenteret, har direkte kontakt med brukerne, og derfor ser vi hvor skoen trykker. Dessuten har det vært helt avgjørende at det er de ansatte selv som har jobbet med tekstene. Ved å bruke egne krefter bygger vi språkkompetanse, og vi legger til rette for kulturendring, avslutter gruppelederen.