Ellen de Vibe Anne Lund Plan- og bygningsetaten Saksinnsyn
UTVIKLINGEN FORTSETTER: Tjenesten saksinnsyn utvikles kontinuerlig, og gjør det stadig mer oversiktlig og enklere for deg å fløge med i alle slags bygge- og plansaker. Her viser delprosjektleder Anne Lund (th) til etatsdirektør Ellen S. de Vibe noen nye detaljer i søkefunksjonaliteten.

Saksinnsyn: Smart løsning for abonnement

Gode nyheter for deg som ønsker å følge med på en plan- eller byggesak, nå kan du abonnere og få varsler på epost hver gang det skjer noe i saken (se video nederst).

Plan- og bygningsetatens digitale satsing har vært i rivende utvikling siden 2008, da nettløsningen for bygge- og plansaker ble lansert første gang. Muligheten for å se og søke på kart revolusjonerte løsningen da den ble introdusert i fjor, og nå er altså abonnement også på plass. (se video under).  Utviklingsarbeidet er en del av   kommunens program  for å bedre de digitale tjenestene for byens innbyggere og næringsliv.

Etatsdirektør Ellen S. de Vibe er naturlig nok fornøyd. – I år er begrepet brukerutvikling vektlagt hos oss. Det går på å hjelpe brukerne til å hjelpe seg selv, sier hun. – Ved å legge opp våre tjenester slik at det blir enkelt for brukerne å finne ut det de trenger å vite, så myndiggjør vi brukerne. Vi gjør dem i stand til å skaffe seg de fakta og den kompetansen de trenger. Og da er abonnementsløsningen et viktig verktøy, sier de Vibe.

Abonnementsløsningen fungerer slik:

  • Gå til saksinnnsyn.oslo.no.
  • Finn bygge- eller plansaken som interesserer deg.
  • Klikk på «Bli abonnent».
  • Hvis du ikke er logget inn må du nå logge deg på med elektronisk ID. Du kan velge mellom MinID, BankID, Buypass eller
  • Vips – i løpet av sekunder er du abonnent og vil få epostvarsel så snart det legges ut nye dokumenter i saken, og du slipper logge deg på for å sjekke manuelt om det har skjedd noe nytt.
  • Du kan også administrere dine abonnementer fra Oslo kommunes tjeneste «Min side»

Abonnementet er naturligvis gratis, og det er anonymt. Ingen kan se hvem som abonnerer på hvilken sak. Saksinnsyn har i tillegg et godt brukergrensesnitt og moderne funksjonalitet (se faktaboks).

– Dette gir oss en mer demokratisk og transparent forvaltning, åpent for alle, kommenterer de Vibe.

Brukerpaneler

I utviklingen av Saksinnsyn har etaten benyttet seg av dybdeintervjuer av kunder, for å tilpasse løsningen til brukernes behov. – Vi har lyttet til innspillene som har kommet fra brukerne våre, og så langt som mulig har vi forsøkt å løse deres behov, sier Anne Lund, som har vært delprosjektleder i utviklingen av Saksinnsyn.

– Det kom overraskende gode innspill gjennom brukertestingen, forteller Lund, – og vi har implementert flere av forslagene derfra.

Lund trekker gjerne fram flere av godbitene fra løsningen. «Type ahead» eller «auto fullfør» som det kalles på norsk, er en stavehjelp som hjelper deg slik at når du har tastet de tre første bokstavene i en adresse, f.eks. «Lan» vil løsningen foreslå «Landeroveien», «Landingsveien», «Langbølgen» osv. Kjenner du derfor de tre første bokstavene i et gatenavn, slipper du tenke på stavemåten på resten.

Når du ikke kjenner adressen til en sak du er interessert i, f.eks. Munchmuseet, er det lettest å bruke kartet, eller du finner saken med et fritekstsøk i saksnavn. 

– Hei. Et stort fremskritt, enkelt å finne info. BRA!!!!
Anonym tilbakemelding fra bruker
Fakta:
Mange veier til Rom

Du finner enklest den nye tjenesten på saksinnsyn.oslo.no. Du kan også gå på oslo.kommune.no og klikke på «Plan, bygg og eiendom». Da kommer du til Plan- og bygningsetatens sider. Klikk her på «Saksinnsyn» øverst til venstre – og vips er du i gang. Den offisielle adressen er innsyn.pbe.oslo.kommune.no.

OBS et lite triks: De første fire siffer i et saksnummer viser årstallet saken ble opprettet. 

Ellen S. de Vibe Anne Lund Plan- og bygningsetaten Saksinnsyn
KARTLØSNING: Saksinnsyn har en smart og intuitiv kartløsning. Du kan f.eks. zoome inn på et geografisk område og løsningen viser deg alle pågående bygge- eller plansaker. Det gjør det veldig enkelt å følge med på ditt eget nærområde eller andre områder du vil følge med på. Her har etatsdirektør Ellen S. de Vibe funnet et område i byen med mange byggesaker (de røde sirklene). Delprosjektler Anne Lund er fornøyd med det nye brukergrensesnittet.

700 000 sider

Siden starten i 2008 har alle nye saker i etaten blitt publisert i Saksinnsyn. Eldre saker måtte du til Plan- og bygningsetatens lokaler for å få tilgang til. Men parallelt med utviklingen av Saksinnsyn, er etaten i gang med digitalisering av de gamle arkivene med blant annet saker på mikrofiche, og ca 800 000 filer er allerede lagt inn i Saksinnsyn. Søk på f.eks, Stortingsgaten 6 og du finner dokumenter helt tilbake til 1800-tallet!

– Håper dere at de digitale løsningene gir økt brukerinvolvering?

– Det kan det lett føre til, svarer de Vibe. – Og spørsmålene vi får blir mer spesialiserte og dyptgående fordi brukere har skaffet seg basiskompetansen på egen hånd, sier hun.

Mens de Vibe understreker at man vil fortsette som før med kundesenteret der brukerne kan møte opp og få direkte kontakt med en saksbehandler, har Lund hentet fram en side med statistikk. Løsningen har allerede 30-40 000 sidevisninger på en dag, og 3-4000 unike brukere. Selv på 17. mai var innpå 500 av byens borgere innom for å bla i plan- og byggesaker.

Kvalitetskontroll før publisering

– Hvor raskt legger dere ut sakene i Saksinnsyn?

– Saksdokumenter publiseres ikke automatisk når dokumentet registreresi vårt arkivsystem, men går først gjennom en kvalitetskontroll som kan ta to-tre dager, svarer Lund. – Det kan for eksempel være at saksdokumenter inneholder personopplysninger som gjør at de må skjermes, det kan være opplysninger om helse eller noe så enkelt som fødselsnummer, som ikke er lov å publisere på internett. Ønsker du å se slike saker må du henvende deg til etaten og spesielt be om innsyn, forklarer Lund.

Du kan foreløpig ikke abonnere på et større geografisk område. Hvis du tenker at du gjerne vil bli varslet om nye byggesaker som kanskje måtte komme i gata eller området du bor, er det ennå ikke mulig, men denne muligheten vil bli lansert senere. Du kan naturlig nok heller ikke abonnere på en sak som er avsluttet. 

– PBE er nå til for oss, den vanlige mann. Lett og hurtig å sette seg inn i saker, samt vennlig betjening som setter seg fort inn i vår tenkemåte.
Anonym tilbakemelding fra bruker
Fakta:
Moderne brukergrensesnitt
  • Moderne brukergrensesnitt:
  • Du kan operere med flere epostadresser. Praktisk dersom du f.eks. følger én sak i embeds medfør, en annen av private årsaker
  • Auto fullfør (type ahead) gjør det lettere å skrive adresser
  • Du kan sortere treffene på dato eller status
  • Tegninger har egen fane
  • Fanekort finnes for ulike sakstyper
  • Smulestier, som gjør det enklere å navigere på siden, finnes
  • Fritekstsøk i saksnavn er mulig
  • Oversiktlige treffsider
Bent Gether-Rønning, leder bydelsutvalget Nordre Aker, Henrik A. Berg, Privatmegleren Ullevål og Kari Linderud, 4B arkitekter. Ida hexeberg
PROFFE BRUKERE: Fra venstre Bent Gether-Rønning, leder bydelsutvalget Nordre Aker, Henrik A. Berg, Privatmegleren Ullevål, Kari Linderud, 4B arkitekter og Ida Hexeberg, HRTB AS Arkitekter.

Hva mener proffene?

Vi har spurt fire som bruker saksinnsyn på jobb.

Bent Gether-Rønning, leder bydelsutvalget Nordre Aker: – Jeg har tidligere brukt saksinnsyn, men har liten erfaring med den nye utgaven der kart inngår. Jeg abonnerer til gjengjeld på en tjeneste der blir jeg varslet om utbygginger i vår bydel. Det savnet jeg tidligere, da måtte vi lete mye i dokumenter, så å få oversikt over aktuelle saker – og dokumenter – er nyttig. Jeg opplever Plan- og bygningsetaten som en av de beste i Oslo til å informere. 

Henrik A. Berg, Privatmegleren Ullevål: – For oss som meglere er saksinnsyn et utrolig nyttig verktøy for å sikre at kjøper har fått alle relevante opplysninger. Her kan vi se om og hva en nabo har søkt om og således også sikre at en selger som ikke følger med i timen ikke havner i en potensiell mangelssak. Samtidig bistår vi ofte utbyggere i forbindelse med kjøpsoppdrag og da er det viktig for dem å ikke by på en eiendom hvor nåværende eier har søkt tiltak og fått avslag.

Kari Linderud, 4B arkitekter: – Vi bruker saksinnsyn relativt ofte, og det er lett å søke og finne sakene. Iblant trenger vi å laste ned mange filer. Alle ligger jo der, men savner å kunne kunne gjøre det i én omgang, ikke en og en fil. Så litt enklere navigering i saken hadde vært fint. Men lurt med den nye abonnementsløsningen!

Ida Hexeberg, HRTB AS Arkitekter MNAL: Saksinnsyn på PBE sine sider er mye i bruk hos oss. Jeg er nok inne nesten hver uke. Det er et nyttig verktøy for å holde seg oppdatert på hva som skjer på nabotomter når man jobber med et prosjekt i et større område under utvikling. Samtidig fungerer det svært godt til å holde naboer og andre interessenter oppdatert på prosjekt vi jobber med. Det går kort tid fra noe er sendt postmottak, til det ligger ute på saksinnsyn, og dermed kan man heller henvise til den siden enn å sende materiale rundt på mail. Saksinnsyn forenkler kommunikasjonen og vi unngår misforståelser, noe vi setter stor pris på.