Matrikkelenheten klarspråk
Kristin Hanche-Olsen (f.v.), Siri Lajord og Kristin Tveit har arbeidet med de nye adressebrevene i Plan- og bygningsetaten.

Klare brev om adresseendringer

I Plan- og bygningsetaten gjøres det klarspråkarbeid i alle avdelinger. I matrikkelenheten har de ansatte blant annet jobbet med å fornye brev de sender ut til innbyggere som får ny adresse.

Beskjed om adresseendringer er de brevene matrikkelenheten sender ut flest av.

– Brevene går til folk som får tildelt ny adresse, eller som får endret adressen sin. Vi sender ut brev både når vi varsler om ny adresse, og etter at vedtaket er gjort, sier Siri Lajord i matrikkelenheten.

De nye brevene er skrevet på en tydeligere og mer forklarende måte.

– Vi vil skrive slik at vi er sikre på at mottakeren forstår hva som skjer, og hvorfor de får tildelt ny adresse. I de nye brevene begrunner vi vurderingene våre bedre, og vi håper at vi på den måten kan redusere antall unødvendige henvendelser, forklarer Siri.

Et av virkemidlene for å få en mer forståelig tekst er å ta ut lovparagrafene fra den løpende teksten.

– Vi har samlet alle lovhenvisningene i et eget avsnitt til slutt, og på den måten får vi budskapet klarere fram. En jurist har gått gjennom alle tekstene og sørget for at innholdet er juridisk holdbart.

Bildet over viser eksempel på adressevarsel som blir sendt ut fra Plan- og bygningsetaten. Det gamle brevet (til venstre) er nå byttet ut med et nytt og tydeligere brev (til høyre). 

I Plan- og bygningsetaten er det opprettet flere interne arbeidsgrupper som jobber med klarspråk.

– Vi bruker ulike metoder og arbeidsformer, men felles for arbeidsgruppene er at alle tar aktivt del i skrivingen.  På den måten sikrer vi eierskap til de nye tekstene. Arbeidet fungerer også som opplæring i prinsippene for klart språk, sier prosjektleder Marianne Bugge Nordberg.