Prosjektleder Kari Befring Bjørnstad (til venstre) og delprosjektleder Marte Slåstad har sørget for at PBEs saksbehandlere vil spare mange timer med det nye søknadssystemet for eneboliger.
Prosjektleder Kari Befring Bjørnstad (til venstre) og delprosjektleder Marte Slåstad har sørget for at saksbehandlerne i Plan- og bygningsetaten vil spare mange timer med det nye søknadssystemet for eneboliger.

Hjelp underveis – ikke etterpå

90 prosent av søknadene for å bygge enebolig var mangelfulle – det var på tide å gjøre noe. Nå kommer Plan- og bygningsetaten med et nytt digitalt verktøy som forenkler byggesøknadsprosessen.

Å sette opp et nytt hus er krevende. Som ansvarlig søker må du skaffe deg oversikt over reguleringsbestemmelsene og forholdene på eiendommen. Det kan for eksempel handle om plassering, størrelse, høyde og grad av utnytting.

– Mye av veiledningen har vært tilgjengelig på internett, men det har vært vanskelig for brukerne våre å finne fram til den. Vi som behandler sakene har sett at en stor del av sakene mangler informasjon og vi har vært nødt til å be om mer dokumentasjon i sakene. Det er tidkrevende både for oss og søkerne. Med den nye digitale byggesøknaden blir det enkelt å finne fram til relevant informasjon fordi søknaden og veiledningen kombineres.

Enklere å bygge boliger  

For Kari Befring Bjørnstad, prosjektleder for elektroniske tjenester i Plan- og bygningsetaten, er 27. mai 2016 en merkedag. Sammen med delprosjektleder Marte Slåstad, resten av prosjektgruppa i elektroniske tjenester, andre kolleger, og ikke minst Oslos arkitekter og byggherrer, kan hun glede seg over at den første digitale byggesøknaden til Oslo kommune er ferdig til bruk. I første omgang vil det være mulig for profesjonelle å søke om enebolig, men etter hvert vil det også bli mulig søke om andre typer bygg. Det vil bli enklere å bygge boliger i Oslo ved at brukerne får en egen nettportal som skal lose dem gjennom den omfattende søknadsprosessen.  

Plan- og bygningsetaten har tatt utgangspunkt i behovet til brukerne når de har laget løsningene. Et viktig steg var å snakke med brukerne, hvordan kan vi sammen gjøre dette bedre? Og byggebransjen, både store og små firmaer, ville gjerne snakke. Prosjektet «Bedre byggesak» var en god arena for kommunikasjon mellom etaten og brukerne.

– Plan- og bygningsetaten hadde flere møter med byggebransjen. Der ble det diskutert hvordan samarbeidet kunne bli bedre, hvilke dokumenter som behøves i saksbehandlingen. Det var et viktig skritt mot å gi økt forutsigbarhet, sier Kari Befring Bjørnstad.

 Eivind Danielsen (til venstre) og Johan Rustad Tørklep i Driv Arkitekter har stått sentralt som "brukere" i utformingen av det nye søknadssystemet for eneboliger.
Eivind Danielsen (til venstre) og Johan Rustad Tørklep i DRIV arkitekter AS har stått sentralt som brukere i utformingen av det nye søknadssystemet for eneboliger.

Brukertesting av bransjen

I tillegg til dialogen med bransjen har brukertesting vært en viktig del av utviklingen av den nye byggesøknaden. Et av firmaene som har vært med på brukertesting er arkitektkontoret DRIV arkitekter AS. De tegner mange eneboliger, og ville gjerne bidra til å forenkle søknadsprosessen.

– Også tidligere har søknadsprosessen vært overveiende elektronisk, men vi har brukt mye tid å skrive inn all saksinformasjon i Byggsøk, laste opp vedlegg, sende pdf’er til saksbehandlerne, dobbeltsjekke, det har vært mye fram og tilbake, sier Johan Rustad Tørklep og Eivind Danielsen, de to arkitektene i DRIV som sammen med daglig leder Andreas Poulsson, særlig har jobbet med å brukerteste den nye modellen.

I begynnelsen av mai ble den første pilotsøknaden sendt inn til Plan- og bygningsetaten fra DRIV.

– Det ser veldig lovende ut. Vi ser fram til å bruke mindre tid på dokumenter og mer tid på tegning, slik arkitekter jo vil, sier Johan Rustad Tørklep og Eivind Danielsen fornøyd. Den nye portalen vil også gjøre det enklere for arkitektene å samarbeide om prosjektene, fordi den tillater flere brukere. Og sammen kan de følge byggesaken hele veien gjennom søknadsprosessen – i tillegg til å bestille kart, reguleringsplaner, oversikt over graving etc.

– Den nye modellen gjør kontrollen for oss. Og all relevant info finnes på ett sted, sier de to arkitektene.

– Vårt mål er å gi faglig veiledning og informasjon underveis i prosessen. Når søknaden kan sendes inn, har brukerne fått all nødvendig informasjon. Søknaden er da komplett, sier Kari Befring Bjørnstad.

Soknad
Den nye portalen vil også gjøre det enklere for arkitektene å samarbeide om prosjektene. Sammen kan de følge byggesaken hele veien gjennom søknadsprosessen – i tillegg til å bestille kart, reguleringsplaner, oversikt over graving etc.

Arkitektur er en viktig del av byggesaken

En viktig del byggesøknaden er den delen som handler om arkitektur og byrom. I den nye byggesøknaden er det lagt stor vekt på den arkitektoniske kvaliteten i prosjektet. Brukeren får spørsmål om arkitektur og byrom som er gjenspeiler de vurderingene Plan- og bygningsetaten gjør i byggesaken. I tillegg til spørsmålene er det lagt inn gode eksempler, eksempeltekster og diagrammer som forklarer regelverket. Det skal gjøre det enklere å prosjektere i tråd med reglene og enklere å skrive en strukturert redegjørelse

– Mange av arkitektene vi har snakket med synes dette er positivt og mener at Plan- og bygningsetaten snakker til dem som fagfolk, sier Marte Slåstad.

Kontinuerlig forbedring

Selv om den nye modellen presenteres og blir offentlig tilgjengelig 27. mai, er punktum ikke satt.

– Vi går på lufta med en førsteversjon og lærer derfra. Vi satser på kontinuerlige forbedringer. Utseendemessig vil mye trolig være det samme, det er tekst og redigering vi skal jobbe mest med framover, sier Kari Befring Bjørnstad. 

Vil du være med å teste ut løsningen videre? Ta kontakt med Plan- og bygningsetaten