ENDRINGSTILTAK: Aktørene i byggesaker ser at det er behov for å finne frem til konstruktive samhandlingsprosesser og løsninger, og har derfor iverksatt endringstiltak for å oppnå arbeidsformer som gir mer smidige prosesser og mer målrettet ressursbruk i byggesaksprosessene.

Bedre samarbeid om byggesaker

Byggesak er komplisert. Også for fagfolk. Et samarbeidsprosjekt har gitt bedre kunnskap og dialog mellom utbyggere, arkitekter, kommune og stat.

Det handler om å skape bedre og enklere behandling og samarbeid om byggesaker. Målet er å finne frem til konkrete endringstiltak som kan klargjøre, forenkle og effektivisere byggesaksprosessen slik at man kan oppnå raskere saksbehandling, større forutsigbarhet og høy kvalitet i det bygde sluttresultatet.

Det var da også en fornøyd direktør Ellen de Vibe som presenterte sluttrapporten 14. januar på Plan- og bygningsetatens storbrukerforum. – Vi fikk kraftig kritikk høsten 2012 for samspillet med bransjen. Vi ble klar over at vi har et forbedringspotensial både muntlig, skriftlig, digitalt og kartbasert. Det har vært nyttig å gå inn i en konstruktiv og god dialog med bransjen. Jeg opplever at samarbeidsprosjektet har skapt gjensidig forståelse for våre ulike roller, lovverkets rammer og vår felles oppgave med å bygge en funksjonell og vakker by, sier de Vibe.

– Hovedmålet for alle parter er å oppnå gode kvaliteter i det ferdig bygde sluttresultatet, understreker de Vibe.

Bakgrunnen var at ansvarlige søkere som arbeider med byggesaker opplevde betydelige vanskeligheter med å oppfylle de ulike forventningene plan- og bygningsmyndighetene har til dokumentasjon og prosess i byggesaker. Næringen registrerte at saker tok for lang tid og at kommunikasjonen mellom partene ofte var utilfredsstillende. Plan- og bygningsetaten (PBE) opplevde på sin side at etaten mottok mange ukomplette søknader og at etaten brukte mye tid på veiledning overfor ansvarlige søkere om forhold knyttet til søknaden som etaten mente at man burde kunne forutsette at ansvarlig søker skulle ta ansvaret for å håndtere.

Aktørene så derfor at det var behov for å finne frem til konstruktive samhandlingsprosesser og løsninger, og ønsket å iverksette endringstiltak for å oppnå arbeidsformer som gir mer smidige prosesser og mer målrettet ressursbruk i byggesaksprosessene.

– Det handler først og fremst om prosess, opplæring og dialog. Regelverket har bare vært en liten del av prosjektet, siden kommunen og de private aktørene har liten myndighet på dette området, understreker spesialrådgiver Sofie Grøntvedt Railo ved PBE.

Forskjellig fokus

Prosjektet har vært ledet av en styringsgruppe og en arbeidsgruppe. Gjennom utstrakt møtevirksomhet, seminarer og foredrag er det innhentet innspill og overført kunnskap til forskjellige målgrupper. Gjennom fire åpne dialogmøter i løpet av 2013 har i tillegg arkitektorganisasjonene, PBE og andre byggaktører jobbet med å kartlegge og forbedre saksgangen.

Kommunen skal ivareta samfunnets interesser og må vurdere bygge-søknadene i et større samfunnsperspektiv.
Sofie Grøntvedt Railo
BEDRE DIALOG: Byggesak er komplisert. Også for fagfolk. Et samarbeidsprosjekt har gitt bedre kunnskap og dialog mellom utbyggere, arkitekter, kommune og stat (foto Shutterstock)

En av hovedutfordringene er at det kommunale apparatet og søkere og tiltakshavere har forskjellige interesser og dermed har lett for å miste hverandre av syne. I tillegg er kompleksiteten i byggesaker ofte utrolig stor.

– Kommunen skal ivareta samfunnets interesser og må vurdere byggesøknadene i et større samfunnsperspektiv, mens søkere har fokus på egne prosjekter. Kommunen på sin side fokuserer på søknadens vei gjennom saksbehandlingssystemet og glemmer at byggesaken kun er en liten del av hele byggeprosjektet, forteller Grøntvedt Railo.

Gjennom arbeidet er det kartlagt hva partene egentlig forventer av hverandre og på hvilke måter informasjonsflyten kan bli bedre. Et sentralt punkt er gode veiledere, som mange har etterlyst. Et annet punkt er at intensjonen bak søknaden må bli bedre kommunisert.

– Det søkere bør tenke over, er hva de trenger for å vise hva som er kjernespørsmålet i byggesaken ut fra gjeldende lov, forskrift eller plangrunnlaget. Kjernespørsmål kan være forholdet til nærområdets bebyggelsesstruktur, tomtestruktur og terrenginngrep eller annet, påpeker Per Arne Horne fra PBE.

Horne mener at man kan komme langt med litt ekstra informasjon. – Dersom søker utelater dokumenter i saken fordi vedkommende mener at dette ikke er nødvendig, bør han redegjøre for dette i følgebrevet til søknaden. Dersom alle gjør dette, vil jobben bli enklere for både saksbehandlere og søkere, understreker han.

Større forståelse

Arbeidet har også ført til at partene har fått større respekt og forståelse for hverandres posisjon.

– Det har pekt seg ut en rekke små, enkle tiltak. For det første er det viktig at plangrunnlaget er lett tilgjengelig. Videre setter bransjen pris på gode veiledere som er lett tilgjengelige og forståelig formulert, forteller Railo.

Plan- og bygningsetaten har i forbindelse med prosjektet satt i gang en prosess med å gjøre nettsidene mer oversiktlig og tilpasset for fagfolk i bransjen. Videre har PBE laget en egen side med abonnementsordning hvor det fortløpende publiseres prinsipielle uttalelser og avgjørelser fra andre myndigheter om tolkningen av lov og forskriftsbestemmelser.

Strategiske grep, konklusjoner og videre anbefalinger:

Aktiv dialog

Prosjektet har tydeliggjort de uklare grensesnittene mellom aktørene gjennom:

  • å gi innspill til presiseringer i statlig regelverk
  • å utarbeide en veileder om aktørenes roller og ansvar i byggeprosjektet
  • å foreslå felles kompetansebygging

Prosjektet har utarbeidet en ny prosess for kommunens veiledning før innsending av søknad i de litt mer komplekse byggeprosjektene.

Plan- og bygningsetaten skal lage en veileder som viser hvilke tiltak etaten anbefaler at det avholdes forhåndskonferanse for, og i hvilke situasjoner det vil være hensiktsmessig å benytte den nye fasedelte tidligavklaringsprosessen på.

Felles kompetansebygging

Tiltak for å øke kompetansen hos aktørene omfatter blant annet:

  • medlemmene av prosjektet innarbeider resultatene fra prosjektet i sine kurs eller verktøy rettet mot ulike aktører i byggesaksprosessen
  • Plan- og bygningsetaten og arkitektorganisasjonene samarbeider om å tilby et kurs for ansvarlig søkere om søkers rolle og ansvar
  • nye kurs tilpasset spesielle målgrupper tilbys der behov avdekkes

Plan- og bygningsetatens årlige nybegynnerkurs for private tiltakshavere som skal søke om enkle byggetiltak selv og kurs for eiendomsmeglere opprettholdes.

Det utarbeides veileder og kursopplegg for innføring i juridisk metode slik at aktørene får økt forståelse for hvilke regler som gjelder, samt hvordan disse skal tolkes og avveies mot hverandre.

Selvbetjente brukere

BBS-prosjektet har utarbeidet flere veiledere som verktøy for ansvarlige foretak;

  • eksempelsamling som viser hva som er nødvendig dokumentasjon i byggesøknader ut fra hva kommunen skal se på og hva den kan se på
  • veileder om hvordan en dispensasjonssøknad kan begrunnes
  • veileder om utarbeidelse av enkle sol- og skyggediagrammer
  • veileder for prosjektevaluering for å beskrive byggetiltakets rolle i omgivelsene og egen kvalitet
  • veileder til ny Småhusplan

Plan- og bygningsetaten vil også omstrukturere og tilpasse sine internettsider, slik at veiledningen i større grad tilpasses målgruppen. Et større ”Klart språk”-prosjekt skal igangsettes i 2014.

Plan- og bygningsetaten har laget en nettside for fagfolk. Her publiseres bl.a. nye prinsipputtalelser og vedtak fra andre myndigheter, som for eksempel departementene, Sivilombudsmannen, Direktoratet for byggkvalitet og Fylkesmannen.

Det satses på flere selvbetjeningsløsninger.

Alle reguleringsplaner er gjort tilgjengelige i planinnsyn og saksinnsynsløsningen er supplert med en funksjon hvor man kan finne frem til byggesaker ved hjelp av kart.

Plan- og bygningsetaten vil publisere faglige retningslinjer på flere områder og utgi informasjonsveiledere som ansvarlig søker kan bruke for å forklare byggesaksprosessen og regelverket for tiltakshaver.

Varig brukerdialog

Plan- og bygningsetaten oppretter et nytt Brukerforum. I forumet kan det foreslås forbedringer og effektivisering og forenklingstiltak. Dette vil være en høringsarena for bransjens innspill til Plan- og bygningsetatens veiledere og informasjonstiltak.

Det vil bli arrangert egne seminarer om ulike problemstillinger. Som for eksempel faglig skjønnsutøvelse og/eller sammenheng og grensesnitt mellom plan- og byggesak.

Formidling av prosjektet gjennomføres også etter prosjektperioden.

Erfaringer fra prosjektet deles med andre effektiviserings- og forenklingsprosjekter.

Les mer om Bedre byggesak

 

Det søkere bør tenke over er hva de trenger for å vise hva som er kjernespørsmålet i byggesaken.
Per Arne Horne
Fakta:
Bedre Byggesaks-behandling

Medlemmene i prosjektet som har jobbet for å forbedre bygge­saksbehandlingen, er Arkitekt­bedriftene, Norsk Eiendom, Entreprenørene – Bygg og Anlegg, Direktoratet for bygg­kvalitet og Plan- og bygnings­etaten. Prosjektet er gjennomført i løpet av 2013.

Bakgrunn: Regelverket på plan- og bygnings­rettens område er omfattende og påvirkes av mange ulike myndigheter. Plan- og bygnings­loven suppleres av andre sektorlover, tilhørende forskrifter og veiledere til forskriftene. Kommunen supplerer de statlige reglene gjennom sine kommune­planer, regulerings­planer osv.

Videre har de fleste kommunene utarbeidet normer, retningslinjer og veiledere for å vise hva kommunen legger vekt på ved vurderingen av tiltaket i henhold til det skjønns­rommet som loven åpner for.

På toppen kommer prinsipp­uttalelser fra Miljøvern­departementet, Kommunal- og regional­departementet, Sivil­ombuds­mannen og Fylkes­mannens vedtak i klagesaker.